Administratief medewerker receptie

Administratief medewerker receptie

Iemand heeft een trap besteld en wil weten wanneer die geleverd kan worden. Of iemand moet nog een trap bestellen en wil snel duidelijkheid over de volgende stap. Bij deze en nog veel meer soorten vragen ben jij de eerste die de (potentiële) klant spreekt. Jij zorgt dat vragen niet blijven hangen, maar direct bij de juiste collega terechtkomen. Je bent het visitekaartje van De Vries Trappen. Je zorgt dat bezoek zich welkom voelt bij ontvangst, dat contact prettig verloopt en de administratie op orde is. Zo help je klanten én collega’s verder, vanaf het eerste moment.

Zo zien jouw werkzaamheden eruit

Je dag is afwisselend: je schakelt tussen ontvangst, telefoon en administratie. Je houdt overzicht en zorgt dat alles netjes doorloopt.

Dit ga je doen:

• Je ondersteunt met administratie, zoals:
  • facturen inboeken/versturen;
  • contracten opstellen;
  • uitvoerdersbonnen opvragen en verwerken;
  • e-mails beantwoorden en de mailbox bijhouden;
  • diverse overige administratieve werkzaamheden.
• Je ontvangt bezoekers en wijst ze de juiste afdeling of collega.
• Je neemt binnenkomende telefoongesprekken aan en verbindt correct door.
• Je verzorgt catering bij speciale gelegenheden, zoals vergaderingen met lunch.
• Je ondersteunt collega’s op kantoor bij praktische vragen, zoals het bestellen van kantoorartikelen.

Wat wij vragen van jou

Je houdt van overzicht en je vindt het prettig om veel contactmomenten op een dag te hebben. Je blijft vriendelijk en duidelijk, ook als het druk is.

Dit heb je in huis:

• Je bent representatief en klantgericht.
• Je bent stressbestendig en kunt goed schakelen tussen taken.
• Je bent computervaardig en werkt vlot met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Je hebt een prettige telefoonstem en je bent administratief sterk.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie.
• Je bent collegiaal en flexibel: je bent bereid om soms een dag extra te werken of te wisselen om je collega te vervangen.

Je hebt in principe vaste werkdagen (bij voorkeur dinsdag en vrijdag). Tegelijk is flexibiliteit belangrijk: als de receptioniste met wie je afwisselt afwezig is door vakantie of ziekte, kunnen we je vragen om tijdelijk extra te werken of van dag te wisselen.